Personvernerklæring

Når du blir kunde hos Steglet Næring AS ber vi deg oppgi enkelte personopplysninger. Denne informasjonen trenger vi for å kunne tilby deg leieavtale og for å administrere leieforholdet. Vi tar alle nødvendige forholdsregler for å beskytte dine personopplysninger i samsvar med gjeldende lovgivning.

Nedenfor finner du mer informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Hvorfor behandler vi dine personopplysninger, og hvilke opplysninger behandler vi?

Vi registrerer personopplysninger for å kunne levere den tjenesten du forventer av oss. Videre behandler vi opplysninger om deg for å kunne oppfylle de lovkrav vi er pålagt.

Dette betyr at vi behandler dine personopplysninger når:

• Du har inngått eller vurderer å inngå en avtale med oss
• Du har gitt oss tillatelse til å bruke dine personopplysninger til et bestemt formål
• Vi har en rettslig plikt til å behandle dine personopplysninger
• Vi har en berettiget interesse i å behandle opplysningene, for eksempel for å ivareta sikkerheten i våre bygg

Typiske personopplysninger om deg som innhentes og behandles av oss er:

• Grunnleggende personopplysninger, for eksempel navn, adresse og organisasjonsnummer
• Kontaktinformasjon som telefonnummer og e-postadresse
• Informasjon om din virksomhet eller ditt arbeidsforhold
• Kontonummer for fakturering
• Finansiell informasjon der det er nødvendig, for eksempel i forbindelse med kredittvurdering
• ID-dokumentasjon, for eksempel kopi av legitimasjon der dette kreves

Når og hvordan behandler vi dine personopplysninger?

Vi behandler personopplysninger i forbindelse med følgende aktiviteter:

• Inngåelse og oppfølging av leiekontrakter
• Fakturering, regnskapsføring og økonomioppfølging
• Drift, vedlikehold og forvaltning av våre eiendommer
• Adgangskontroll og sikkerhet i våre bygg
• Kundeservice og administrasjon
• Oppfyllelse av lovbestemte krav, herunder bokføringsloven

Vi behandler dine opplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle det formålet opplysningene er samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker samtykket tilbake. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er avsluttet og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

I enkelte tilfeller vil vi være rettslig forpliktet til å lagre dokumenter som inneholder personopplysninger også etter at leieforholdet er avsluttet, for eksempel regnskapsmateriale som skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Dersom du har spørsmål om dette kan du ta kontakt med oss.

Hvor får vi opplysningene fra?

Vi får de fleste opplysninger fra deg selv, for eksempel når:

• Du fyller ut søknader, skjemaer eller henvendelser i forbindelse med leieforholdet
• Du sender inn dokumenter til oss
• Du kontakter oss per telefon eller e-post
• Du bruker vår nettside

Får andre tilgang til dine personopplysninger?

Registrerte personopplysninger behandles konfidensielt hos oss, og det er bare de med tjenstlig behov som har tilgang til personopplysninger som lagres hos oss. Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et rettslig grunnlag for slik utlevering.

Eksempler på når det kan bli aktuelt å dele dine personopplysninger med andre:

• Ved kredittvurdering i forkant av at vi etablerer et leieforhold
• Ved administrasjon av depositum eller garantier utleverer vi de opplysninger som er nødvendig for at banken skal kunne foreta oppgjør
• Til regnskapsfører for lovpålagt regnskapsføring
• Til offentlige myndigheter i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser, for eksempel til skattemyndigheter
• Til forsikringsselskaper ved skadebehandling knyttet til våre eiendommer
• I forbindelse med IT-drift, hosting og support kan vi overføre personopplysninger til databehandlere

Vi inngår databehandleravtaler med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss. Våre databehandlere kan ikke behandle dine personopplysninger på annen måte enn slik som er avtalt med oss og beskrevet i denne personvernerklæringen.

Hvor lagres dine personopplysninger?

Personopplysninger som behandles av Steglet Næring AS lagres på servere i Norge og Europa.

Dine rettigheter

Innsyn i dine personopplysninger: Du har rett til å kreve innsyn i de personopplysninger vi behandler om deg, inkludert hvor de kommer fra, hva de brukes til, hvor lenge vi lagrer dem og hvem som mottar opplysninger om deg.

Korrigering eller sletting: Hvis de personopplysninger vi har registrert om deg er feil, ufullstendige eller irrelevante, har du rett til å kreve å få opplysningene korrigert eller slettet. Det finnes enkelte unntak fra denne retten. Har du spørsmål om dette kan du ta kontakt med oss.

Begrensning av behandling: Du har i visse tilfeller rett til å kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger, slik at opplysningene kun lagres men ikke brukes til noe annet.

Tilbakekall av samtykke: Du kan når som helst trekke tilbake et samtykke du har gitt til at vi behandler dine personopplysninger. Dersom du velger å trekke tilbake ditt samtykke, påvirker det ikke lovligheten av vår behandling frem til tidspunktet for tilbakekallet.

Dataportabilitet: Du kan be om å få utlevert personopplysninger du har gitt oss i et maskinlesbart format.

Informasjonskapsler (cookies)

Vår nettside bruker informasjonskapsler for å gi deg en bedre brukeropplevelse. Nødvendige informasjonskapsler settes for at nettsiden skal fungere. For øvrige informasjonskapsler innhenter vi ditt samtykke før de tas i bruk. Du kan når som helst endre dine innstillinger for informasjonskapsler via vår nettside.

Kontaktinformasjon og klageadgang

Dersom du ønsker å gjøre gjeldende dine rettigheter eller har spørsmål om vår behandling av personopplysninger, ber vi om at du kontakter oss:

Vi vil anstrenge oss for å besvare din henvendelse raskt, og senest innen 30 dager.

Vanlig e-post er usikret og ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til å ikke sende sensitive opplysninger via e-post.

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i samsvar med gjeldende lovgivning, kan du også sende inn en klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan du kontakter Datatilsynet på datatilsynet.no.

Endringer

Hvis det skulle skje endringer i våre tjenester eller i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre endringer i informasjonen som er gitt her. Oppdatert informasjon vil alltid finnes tilgjengelig på vår nettside.